Realizacja / Case study
Panel, który pilnuje terminów spółek za cały zespół
Autorski system zbudowany prywatnie dla księgowego z Wielkiej Brytanii: dane spółek pobierane wprost z rejestru, terminy sprawozdań widoczne na pierwszy rzut oka i jedno miejsce, w którym zespół trzyma wszystko, co dotyczy klienta.
Klient
Klient prywatny (Wielka Brytania)
Zakres
Aplikacja webowa
Branża
Usługi księgowe
Podejście
Szyte na miarę
Serce panelu
Cały profil podatkowy spółki w jednym miejscu
Numer podatkowy, VAT wraz ze stawką i okresem rozliczeniowym, PAYE, CIS, EORI, dane bankowe i dostęp do systemu rozliczeń — obok danych pobranych z rejestru. Reszta rozdzielona na osobne zakładki: historia dokumentów, dyrektorzy spółki, tagi, rozliczenia, pliki i zeznania roczne.
Zanim wdrożyliśmy system
Rosnąca baza spółek przestaje mieścić się w arkuszu.
| Obszar | Przed | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Dane spółek | Ręczne sprawdzanie każdej spółki w rejestrze | Pobierane i odświeżane automatycznie, także zbiorczo |
| Terminy sprawozdań | Pilnowane w arkuszach i w pamięci zespołu | Kolorowy status w jednym widoku, z sortowaniem po dacie |
| Rozliczenia (P&L) | Status „na oko” — kto co wysłał i kiedy | Miesiąc po miesiącu, z datą i inicjałami |
| Historia kontaktu | Rozproszona w mailach i prywatnych notatkach | Notatki, tagi i dziennik przypięte do spółki |
| Dokumenty | Foldery na dyskach poszczególnych osób | Repozytorium przy spółce, z kontrolą duplikatów |
| Dostęp zespołu | Wszyscy widzą wszystko | Role, uprawnienia i dziennik zdarzeń |
„Rejestr spółek” to Companies House — brytyjski odpowiednik polskiego KRS.
Co robi system
01 — Pełny profil spółki, pobrany automatycznie
Nowa spółka trafia do systemu jednym wyszukaniem — dane rejestrowe, adres, kody działalności, historia dokumentów i dyrektorzy są od razu na miejscu, razem z poprzednimi nazwami spółki i jej aktualnym statusem. Numer podatkowy, VAT, PAYE i status w brytyjskim systemie dla podwykonawców (CIS) zespół uzupełnia raz, zamiast szukać ich za każdym razem od nowa.
02 — Termin, którego nikt nie przeoczy
Sprawozdanie roczne i coroczne potwierdzenie danych spółki mają kolorowy status widoczny na pierwszy rzut oka. Tabelę można sortować po każdej kolumnie — także po samej dacie — więc spółka zbliżająca się do terminu trafia na górę listy, zanim zrobi się z tego problem.
03 — Praca na całej bazie, nie na pojedynczych spółkach
Zaznaczenie wielu spółek naraz pozwala odświeżyć ich dane jedną operacją, nadać wspólny tag albo usunąć je zbiorczo. Bazę można zaimportować z pliku CSV i w każdej chwili wyeksportować z powrotem — dane zostają własnością biura, a nie systemu.
04 — Rozliczenia miesiąc po miesiącu
Dla każdej spółki widać, kiedy dokumenty wpłynęły, kiedy powstał raport i kiedy trafił do klienta — miesiąc po miesiącu, z datą i inicjałami osoby, która to zrobiła. Nikt nie pyta „czy to już wysłaliśmy?”.
05 — Pamięć zespołu, nie jednej osoby
Notatki, tagi i historia kontaktu zostają przy spółce, nie w głowie jednego pracownika. Ważne notatki podświetlają się na liście, a widoczność tego, kto z zespołu jest akurat przy komputerze, ułatwia przekazanie sprawy bez pytania „co tu się właściwie działo”.
06 — Dokumenty przypięte do spółki
Pliki wgrywa się przeciągnięciem na okno przeglądarki, a system układa je w foldery per spółka i per zakładka. Duplikaty są wychwytywane przy wgrywaniu, dopuszczalne formaty ograniczone do tych, których biuro faktycznie używa, a do każdego pliku można dopisać notatkę.
07 — Własne listy dla każdego z zespołu
Poza wspólną bazą każdy może stworzyć własne, nazwane zakładki — z osobnym zestawem spółek, notatek i plików. Jedna osoba prowadzi w nich swoje bieżące sprawy, druga przygotowuje spółki do przejęcia, i nikt nie zaśmieca widoku pozostałym.
08 — Zeznania roczne w tym samym panelu
Roczne zeznania klientów indywidualnych mają osobną kartotekę — z numerem podatkowym, numerem ubezpieczenia, rokiem podatkowym i adresem — a do tego własną historię przygotowanych rozliczeń i notatki niezależne od kartoteki spółki. Wszystko bez przełączania się między narzędziami.
Problem, którego klient nie musiał zgłaszać
Rejestr spółek przyjmuje 600 zapytań na 5 minut. Potem odcina dostęp.
To limit narzucony przez samo Companies House, nie przez nasz system. Przy odświeżaniu całej bazy naraz da się go wyczerpać w kilkanaście sekund — a wtedy rejestr przestaje odpowiadać wszystkim w biurze, nie tylko osobie, która kliknęła.
Panel liczy więc zapytania samodzielnie. Każda operacja ma przypisany koszt, licznik jest widoczny w interfejsie razem z czasem do odnowienia limitu, a system blokuje się sam, zanim limit zostanie przekroczony — i odblokowuje automatycznie, gdy okno się zresetuje.
W praktyce znaczy to tyle, że nikt w biurze nie musi wiedzieć, że taki limit w ogóle istnieje.
Zakres systemu
600 / 5 min
oficjalny limit zapytań narzucony przez Companies House, którego system pilnuje za zespół
2 źródła
rejestr spółek i dane finansowe, pobierane automatycznie
3 poziomy
uprawnień — od pełnej administracji po sam podgląd
1 panel
zamiast arkuszy, maili i osobnych folderów każdej osoby
Liczby opisują zakres systemu, nie jego wydajność. 600 zapytań na 5 minut to oficjalny limit API Companies House — parametr rejestru, pod który system jest zbudowany. Ze względu na poufność danych klienta nie publikujemy realnych wskaźników użycia.
Kontrola dostępu
Dane księgowe klientów to dane wrażliwe — dostęp do nich powinien mieć tylko ten, kto naprawdę go potrzebuje.
Trzy poziomy uprawnień rozdzielają, kto może zarządzać zespołem, kto dodawać i edytować spółki, a kto wyłącznie przeglądać dane. Każda istotna akcja — zmiana danych, usunięcie pliku, edycja uprawnień — trafia do dziennika zdarzeń z użytkownikiem i znacznikiem czasu, więc w razie pytania od razu wiadomo, kto i kiedy coś zmienił. Samo logowanie jest chronione blokadą po serii nieudanych prób.
Z wnętrza panelu
Kalendarz z zaznaczonymi dniami, w których czekają zadania, i lista spraw do zrobienia: zadanie można oznaczyć jako ważne, przesunąć na kolejny dzień albo odhaczyć — z zapisaną datą wykonania. Do każdego dnia dochodzą jeszcze swobodne notatki, zapisywane w tle.
FAQ
Pytania, które słyszymy najczęściej o tym projekcie
Czy to narzędzie jest publicznie dostępne?
Nie — to prywatny panel do wewnętrznej pracy zespołu księgowego, zabezpieczony logowaniem. Nie ma publicznego adresu ani rejestracji.
Dlaczego nie gotowy system CRM z rynku?
Gotowe CRM-y nie znają specyfiki brytyjskiego rejestru spółek ani rytmu pracy biura rachunkowego. Zbudowaliśmy panel pod ten konkretny proces — zamiast płacić za funkcje, których nikt by nie używał.
Czy system rośnie razem z liczbą obsługiwanych spółek?
Tak — panel obsługuje rosnącą bazę spółek i klientów indywidualnych, a odświeżanie danych działa zbiorczo, więc dołożenie kolejnych spółek nie oznacza więcej pracy ręcznej. Role i uprawnienia pozwalają rozbudować zespół bez utraty kontroli nad dostępem.
Skąd system bierze dane o spółkach?
Bezpośrednio z oficjalnego brytyjskiego rejestru spółek, uzupełniająco z serwisu z danymi finansowymi. Nic nie jest przepisywane ręcznie, a dane odświeżają się na żądanie — pojedynczo albo dla całej bazy naraz.
„Klient nie potrzebował kolejnego generycznego CRM-u — potrzebował narzędzia, które rozumie jego pracę równie dobrze jak on sam.”
blackpixel — o tej realizacji
Pracujesz na danych, które muszą być aktualne i dobrze zabezpieczone?
Budujemy panele i systemy pod realne procesy branż regulowanych — księgowość, prawo, administrację. Opowiedz nam o swoim procesie, a zaproponujemy zakres i kolejne kroki.